10 خطوات تساعدك على إدارة أموال شركتك وزيادة أرباحك

إدارة الشركات الصغيرة ليست عملية سهلة أبدًا، فالعديد من أصحاب الشركات يظنون أن إدارة الأمور المالية الخاصة بالشركة ستكون صعبة في البداية فقط، ثم ستصبح عملية سهلة بعد تأسيس الشركة، إلا أن هذا ليس هو الحال بالضرورة.

وفي حين بدأت العديد من الشركات بداية جيدة، إلا أنها فشلت بعد عقود بسبب سوء الإدارة المالية، ومن أجل تجنب فشل.

لذلك تعد معرفة مجالات إنفاق المصاريف أمرا بالغ الأهمية لتجنب إهدار الأموال، كيف ذلك؟

تصنيف أنواع النفقات

تحديد النفقات وتصنيفها بشكل صحيح يعد نقطة البداية للحفاظ على تحكم جيّد في نفقات العمل، ويمكن أن نتبع طريقة سهلة للقيام بذلك، وتتمثل في تقسيم هذه النفقات حسب طبيعتها، على سبيل المثال، يمكنك تجميعها كنفقات متغيرة أو ثابتة أو مختلطة أو هامشية أو غير مباشرة.

خفض التكاليف المباشرة والغير مباشرة

كل شيء يمكن الحصول عليه إذا أمعنا البحث جيدًا؛ لذلك عندما يتعلق الأمر بتخفيض التكاليف المباشرة والغير مباشرة، يمكن الوصول إلى المعادلة المناسبة وذلك بالتركيز على العوامل التي تستهلك أكبر قدر من الميزانية، فمثلًا عندما يتعلق الأمر بأخطاء الموظفين في عملية الإنتاج والمصاريف التي يتم إنفاقها في سبيل إصلاح هذا الخطأ، يمكن تخفيض هذه التكاليف وذلك بتوفير ورش عمل محترفة تساعد الموظفين على تلاشي هذا الخطأ. الأمر ذاته يتعلق بمعدل الهدر في عملية الإنتاج وأخطاء النقل والتوزيع وكذلك الوقت المتخذ في عملية الإنتاج، وما إذا كان هنالك أي وسيلة تكنولوجية مناسبة تساعد في تقليل هذا الوقت والعمل على تسريع العملية التشغيلية وإتمام مهامها بكفاءة. 

تحديد ميزانية سنوية

يعد الحفاظ على سيطرة جيدة على النفقات من أفضل الطرق لتجنب النفقات الإدارية غير الضرورية أو أي نفقات أخرى لا تضيف قيمة حقيقية للشركة، لهذا السبب ستحتاج إلى تحديد ميزانية عمل سنوية، الأمر الذي سيوضح لك ما يجب القيام به ومقدار الأموال المتاحة لتحقيق أهداف العمل دون أن تعرض مواردك المالية للخطر.

ولمعرفة نقطة البداية، يجب تحديد متوسط نفقات الأعمال التي كانت لديك في العام الماضي، ثم تحليلها شهريا وكل ثلاثة أشهر، ستساعدك هذه المعلومات على تطوير الميزانية للعام التالي بطريقة واعية وحازمة.

من شأن الميزانيات أن تبقيك بعيدا عن الارتجال وتساعدك على الاستمرار في التركيز، وخاصة أنها تسمح لك بإدارة الأموال بكفاءة، لذا إذا صممت ميزانية واقعية معدلة حسب طبيعة عملك، يمكنك تجنب الديون غير الضرورية والاقتراب من هدف عملك.

رقمنة نفقات شركتك

يوجد حاليا العديد من الأدوات الرقمية والحاسوبية التي تجعل هذه العملية سهلة قدر الإمكان، لدرجة أنك لا تحتاج حتى إلى معرفة متقدمة في مجال المالية أو المحاسبة أو الإدارة لرقمنة حساباتك أو التمكن من التحكم الصحيح في النفقات، وإذا كان لديك نشاط تجاري متواضع، فيمكنك البدء في استخدام برنامج مايكروسوفت إكسيل للحفاظ على تنظيم سجلات المحاسبة وتحديثها، في حين يجب عليك الانطلاق في استخدام برمجيات المحاسبة لتجنب الوقوع في الأخطاء حين تبدأ شركتك في التوسع.

ويجب عليك التأكد من الاحتفاظ بسجل دوري لجملة من الوثائق، أبرزها الفواتير المقدمة من الموردين وتذاكر الشراء والمدفوعات، كما ينبغي عليك تسجيل جميع النفقات المتعلقة بشركتك والتي حددتها وصنفتها في الخطوة الأولى. وهذه الطريقة ستوفر على المستثمر الوقت والموارد.

 مراقبة التدفق النقدي

 إنَّ مراقبة وإدارة التدفق النقدي أمر بالغ الأهمية لنجاح المشاريع، لذا أبقِ كامل تركيزك على التدفقات النقدية الداخلة والخارجة لضمان وجود سيولة كافية. ونفذ إستراتيجيات مثل تحسين شروط الدفع مع الموردين، أو تأمين الوصول إلى خطوط الائتمان لأي فجوات في التدفق النقدي.

ابعد عن البيع الآجل

بالرغم من أن ظروف الاقتصادية الحالية قد أجبرت الكثير على اتخاذ سياسة البيع الآجل في التجارة، إلا أن مع انتعاش الأسواق الأخير ووجود شبه سيولة حالية، غاب الداعي وراء الاستمرار في تطبيقها، لذلك إذا كنت تسأل عن كيفية تحقيق المكسب المادي للمؤسسات وترغب في أن تقوم بأداء نفس أفعالهم، فإليك أهم ما يقومون به: لا يبعون بالأجل. لذلك عندما تقوم بعقد اتفاقاتك المالية سواء مع التجار أو الموردين أو العملاء المستفيدين فتأكد ألا تتضمن عقودك أي التزامات مالية مستقبلية، بحيث تحتوي على شروط صارمة فيما يتعلق عملية تأخير السداد أو التهرب من عملية الدفع.

تخلص من المخزون

لا يعد الاحتفاظ بالمخزون مؤشرًا جيدًا على عملية الإنتاج، ولا يعد نفاذ كميته كذلك دليلًا على نظام العملية التشغيلية، لذلك على المسؤول المالي دائمًا أن يوفر المواد الخام والمواد الأولية التي تحتاج إليها المؤسسة لاستمرار عملها، مع العمل على عدم تعدى المستوى المناسب والمسموح من عملية التخزين، بحيث لا تصبح العملية أكبر من اللازم فتهلك معظم المواد، أو تصبح قليلة فلا تغطى احتياجات الإنتاج المستمرة والغير متوقفة. 

هناك طريقتين للتخلص من المخزون، الأولى تعتمد على التخلص من المنتجات الأقدم أول بأول وتسمى بالـ FIFO) first in first out) أي ما دخل أولًا يتم خروجه أولًا، أو الطريقة الثانية فهي طريقة التخلص من المنتجات الأحدث أولًا بأول، وتسمى بالـ Last in first out (LIFO)

مكافأة المواهب البشرية

من الضروري أن تعلم أن الموظفين هم الكنز الحقيقي للشركة إذا كنت رئيس عمل جيدا أو تطمح إلى أن تكون رئيسا في المستقبل القريب، لذلك يجب عليك الاهتمام بهم وتحفيزهم ومساعدتهم وإشراكهم في جميع مشاريعك.

فإذا جعلتهم يشعرون بالتقدير والاحترام داخل الشركة، فستحصل على الكثير من الفوائد مثل زيادة مستويات الإنتاجية وتحقيق أهداف العمل في الوقت المقدر.

اعمل بذكاء 

اعمل بذكاء لا بجهد، هذه أول نصيحة يجب أن تركز فيها عندما تبحث عن آلية تحقيق المكسب المادي للشركات، فالأمر هنا لا يتعلق بكثرة الأموال المصروفة على العملية التشغيلية أو في مواصفات الإنتاج أو في نقله وتوزيعه، بل في طبيعة الاستراتيجية المفعلة، والتي من خلالها يمكنك أن تحقق الأفضل بالأقل. 

ماذا يعني هذا؟  يعني أن على المؤسسة المحترفة أن تلجأ إلى جميع الأساليب المتاحة لخفض التكاليف بالشكل الذي لا يجعلها تتنازل عن الجودة والسعر المناسب، ولكي يتم ذلك بسهولة، على المؤسسة أن تبحث عن البدائل الاقتصادية والذكية التي تحقق هذا الغرض، بداية من استخدام أساليب تسويقية حديثة تساعدها في جذب الجمهور بأقل تكلفة ممكنة، مرورًا بعملية التنوع في اختيار الموردين واختيار الصفقات الأنسب سعرًا وجودة للمنتج، مرورًا آلية الاستخدام الذكي للكهرباء والاستعانة بالتكنولوجيا الحديثة السريعة في الإنتاج، وصولًا لتعيين الكفاءات المناسبة  والتي تستطيع بأفكارها المقترحة وجودة عملها تحقيق ما لا يمكن لقسم أو إدارة كاملة تحقيقه.

هيكل تكاليف مرن

في كثير من الأحيان، نستطيع أن نحوّل بعض النفقات الثابتة إلى أخرى متغيرة لجعل هيكل التكلفة أكثر مرونة. من الأمثلة الواضحة على ذلك التعاقد مع أطراف خارجية من أجل تنفيذ بعض الخدمات أو العمليات المحددة وحتى تعيين موظفين في الشركة على أساس مؤقت وغير دائم. ومع ذلك، سيعتمد هذا التباين في النفقات على نوع عملك والتغييرات التي ترغب في إجرائها لجعل التحكم في التكلفة أكثر فعالية.

المصدر : مواقع إلكترونية