نصائح لزيادة الإنتاجية في شركتك وتحسين جودة العمل
من أجل تحقيق النجاح في بيئة العمل، يجب الاهتمام أولا بالموظف لأنه يشكل اللبنة الأساسية لعملية الإنتاج، وهناك كثير من العوامل التي تجعل فريق العمل يقدم أفضل ما لديه لفائدة الشركة.
في هذا التقرير، يستعرض موقع “تي آر سي آر إم” (Trcrm) التركي أبرز القواعد التي يجب أن يركز عليها المديرون والمسؤولون التنفيذيون في الشركات من أجل تحسين جودة العمل وتعزيز الإنتاجية.
1- تواصل مع قاعدة العملاء وتعرف عليهم
يعمل فريق خدمة العملاء في الصفوف الأمامية أثناء حلّ مشكلات المنتج بحد ذاته، وتُعَد خدمة العملاء منهجًا ذي شقين.
بخصوص الشق الأول، تعمل خدمة العملاء بمثابة صوت الشركة أثناء التواصل مع العملاء، حيث يجب على موظفي خدمة العملاء امتلاك معرفة عمليّة حول كيفية تحويل المبادئ والأفكار المعقدة إلى ألفاظٍ قابلة للاستيعاب ومفهومة بسهولة.
أما الشق الثاني، فتمثّل خدمة العملاء للشركة احتياجات وأفكار هؤلاء العملاء، ولا ينبغي تزويد العميل بتفسيرٍ مطوّل حول مدخَلات ومخرَجات حلّ المشكلة المعينة التي يواجهها.
تُعَد القدرة على التواصل الواضح مع العملاء مهارةً رئيسةً، حيث يؤدي سوء التواصل إلى خيبة أمل العميل وشعوره بالإحباط، ويدرك أفضل خبراء خدمة العملاء كيفية الحفاظ على بساطة سبل التواصل مع العملاء، وعدم ترك أي مجال للشكوك.
2- توفير بيئة عمل مناسبة للموظفين
يحبذ الموظف الشعور بالراحة خلال الساعات الطويلة التي يقضيها في مكان العمل، ويساعده ذلك على التركيز بشكل تام على المهام التي يقوم بها.
3- تحديد جداول زمنية لإنجاز المهام
يفيد استخدام الجدولة الزمنية للمشروعات في تحديد المدة الدقيقة لأنشطة المشروع، إضافةً إلى تحديد العلاقة بين الأنشطة وترابطها مع بعضها البعض. يشير البرنامج الزمني للمشروع إلى الفارق الزمني بين تاريخ الإنهاء الفعلي، وتاريخ الإنهاء وفق ورقة تخطيط المشروع.
يساعد المخطط الزمني للمشروع في تحديد الموارد اللازمة لكل نشاط من أنشطة المشروع، وتخطيط تلك الموارد بالشكل الأمثل، إضافةً إلى تكلفة إنجاز كل مهمة حسب الوقت المخصص لها ضمن الفترة الزمنية الكلية لإنجاز المشروع.
يمكن لمدير المشروع تتبع سير تقدم المشروع الموكل إليه، حيث يمكن من خلال الجدول الزمني لتنفيذ المشروع، تعيين الخطوط الأساسية للقياس ومقارنة النتائج الحالية بالخطوط الموضوعة، وهذا ما يتيح التصحيح المبكر للأخطاء، قبل الاستمرار في تنفيذ المشروع بشكل مغاير لما خطط له.
4- إبعاد الموظفين عن وسائل التواصل الاجتماعي
يعد عدم تركيز الموظفين على مهامهم السبب الرئيسي في انخفاض الكفاءة والإنتاجية في مكان العمل. ولا شك بأن وسائل التواصل الاجتماعي من أكبر العوامل التي تعرقل الأداء المهني في وقتنا الراهن. فيجب مراقبة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في أماكن العمل والحد منها قدر الإمكان.
5- عدم تجاهل أوقات الاستراحة
تشير مجلة Journal of Applied Psychology، إلى أنه لا يمكن لدماغ الإنسان العمل بفعالية، إذا كان دائما منشغلا في حل نفس المسألة. وأن تغيير النشاط حتى لفترة قصيرة يساعد الدماغ على “الانتعاش”، وفق ما جاء في “روسيا اليوم” نقلا عن ” فيستي. رو”.
وتقليديا يعتبر أصحاب العمل، الموظف الذي يترك مكان العمل للتدخين أو الحديث مع زملائه، غير مهتم أو حتى شارد الذهن. ولكن اتضح أن هذا الانطباع قد يكون خاطئا.
فقد كشفت دراسة جديدة، أن تكرر الاستراحات القصيرة غير المقررة، أثناء ساعات العمل تساعد العاملين على الشعور بالنشاط وتحسن من أداء مهمتهم. لأنه حتى استراحة لمدة خمس دقائق، تزيل التعب المتراكم خلال النهار.
6- عدم إعطاء عدة مهام في الوقت ذاته
نشر موقع “ستارت آب توكي” (startuptalky) مقالًا ذكر فيه مفهوم تعدد المهام وإيجابيات وسلبيات هذا التعدد.
يتطلب تعدد المهام السرعة، لذلك من الواضح أن كفاءة العمل تنخفض بشكل طبيعي، وزيادة الإنتاج مقارنة بما هو مطلوب عادة لكن يمكن أن يؤدي هذا إلى مشاكل في الجودة.
تعدد المهام يصرف الانتباه، لأنه عندما يحاول شخص ما التركيز على أكثر مهمة واحدة يتشتت انتباهه. ويمكن أن يصبح هذا النوع من الإلهاء مزمنًا ويمكن أن يؤثر على الصحة العقلية أيضًا. وقد لا تجذب المهام البسيطة أو الفردية تركيزًا كافيًا، وقد ينجذب المرء إلى المهام الثانوية المتكررة وما يمكن إنهاؤه والقيام به بسرعة دون بذل الكثير من الجهد العقلي.
تعدد المهام لا يفصل بين المهام بشكل طبيعي، وبالتالي فإن الأولوية أو العمل المهم يحصل على اهتمام أقل، إذ إنه يتيح فكرة خاطئة مفادها أن الشخص يمكنه إنجاز المهمة في أي وقت وعلى أي حال، وهذا يسبب التسويف.
يؤدي التبديل من مهمة إلى أخرى إلى خلق فجوة زمنية، فمتوسط الوقت الذي يستغرقه شخص ما لتبديل المهام هو 15 دقيقة وتعمل أدمغتنا كثيرًا مثل أجهزة الحاسوب، ويجب عليك إغلاق أحد التطبيقات لفتح تطبيق آخر أو التبديل بينهما إذا كان كلاهما مفتوحًا، وليست هناك إمكانية للتغلب على هذه الحقيقة.
7- لا تشغل نفسك وموظفيك بالاجتماعات المستمرة
تنظيم عدد كبير من الاجتماعات الطويلة وغير الضرورية للموظفين بدلاً من تنفيذ واجباتهم ووظائفهم يقلل بشكل كبير من الإنتاجية والكفاءة. فلن يتمكن الموظف الذي ينتقل من اجتماع إلى آخر من إيجاد الوقت الكافي للقيام بالعمل المطلوب منه، مما سيؤدي بكل تأكيد إلى خفض الإنتاجية، لذلك يجب تقليص عدد الاجتماعات ومدتها إلى الحد الأدنى.
8- مكافأة الموظفين المتميزين
عادة ما تكون مكافآت الموظفين أشياء لها بعض القيمة النقدية المرتبطة بها. منح الحوافز هو معاملات ، وعادة ما تكون مرتبطة بمعايير أداء معينة أو إنجازات عمل.
غالبا ما تنفذ المؤسسات أنظمة مكافآت الموظفين لتقدير وتشجيع الموظفين على جهودهم ومساهماتهم ، سواء بشكل فردي أو جماعي.
فيما يلي بعض أهم الجوانب التي يجب مراعاتها عند تصميم نظام المكافآت:
- تحديد أهداف الشركة أو المجموعة التي سيروج لها برنامج الجائزة
- تحديد أداء الموظف المثالي أو السلوكيات التي من شأنها دعم أهداف العمل
- تحديد المقاييس الأكثر أهمية للأداء أو السلوك بناء على النجاحات السابقة للشخص أو المجموعة
- اختيار الحوافز المناسبة
- توصيل معلومات البرنامج لموظفي الشركة
المصدر بتصرف : مواقع الكترونية مختلفة
